Software di fatturazione online: come usare lo strumento "Prima nota"
Con la fatturazione online che è diventata lo standard per tutti i professionisti con partita IVA, alcuni software hanno messo disposizione degli utenti una funzionalità particolarmente utile per il monitoraggio contabile: la Prima nota.
Se questa feature è prevista, il programma Prima nota permetterà all’utente di registrare in tempo reale tutte le operazioni di entrata e uscita di denaro, garantendo un controllo puntuale della liquidità aziendale.
Cos’è la “Prima nota” e come funziona
La Prima nota può essere intesa come una sorta di registro cronologico delle operazioni economiche che riguardano la cassa, il conto corrente e altri strumenti di pagamento dell’attività (ad es. Paypal). In altri termini, ogni movimento finanziario, come ad esempio l’incasso di una fattura o il pagamento di un fornitore, sarà conservato nella Prima nota. Vengono inoltre indicate la data dell’operazione, la descrizione specifica, l’importo complessivo e la modalità di pagamento.
Nei software di fatturazione online, questa funzione è spesso integrata: l’utente può accedere a una sezione dedicata e inserire manualmente ogni operazione oppure, se il programma lo prevede, segnare in automatico i movimenti a partire dalla registrazione delle fatture incassate e pagate.
Perché usare la Prima nota digitale? Tutti i vantaggi
Utilizzare la Prima nota in un software online offre diversi evidenti vantaggi pratici, tra cui:
- Controllo di cassa costante: permette di sapere in ogni momento quanto denaro è effettivamente disponibile;
- Monitoraggio delle scadenze: utile per tenere sotto controllo eventuali fatture ancora da saldare o pagamenti pendenti;
- Supporto alla pianificazione: una gestione economica più chiara aiuta a programmare investimenti e spese;
- Tracciabilità: ogni registrazione è archiviata in modo ordinato e facilmente recuperabile in caso di verifiche o controlli;
- Organizzazione della documentazione: la Prima Nota facilita l’organizzazione dei documenti utili da inviare al commercialista per dichiarazioni o altre eventuali esigenze.
Fatturazione elettronica: obblighi e casi di esenzione
Dal 1° luglio 2022, la fatturazione elettronica è stata introdotta anche le partite IVA in regime forfettario con ricavi superiori a 25.000 euro. L’obbligo è stato recentemente esteso, dal 1°gennaio 2024, a tutti i professionisti, indipendentemente dal fatturato.
Si può dunque dire che la fatturazione elettronica è lo standard per lavoratori e imprese italiane, ma permangono ancora delle eccezioni, come nel caso delle fatture sanitarie verso privati, soggette a obbligo di trasmissione al Sistema Tessera Sanitaria (per le quali resta vietato l’uso della fattura elettronica via SdI).
I software di fatturazione supportano i professionisti nella compilazione di fatture sempre corrette e rispettose della normativa vigente. Il documento viene automaticamente emesso e archiviato in formato XML e trasmesso in automatico. In caso di errore, la fattura digitale può essere annullata, se ancora non trasmessa al SdI, o corretta con una nota di variazione se la trasmissione è già avvenuta.
